Buildhive Privacybeleid & Cookiebeleid

Ingangsdatum: 23/06/2025

Bij Buildhive ("wij", "ons", "onze"), bereikbaar via Buildhive.be, hechten we veel belang aan uw privacy en zijn we toegewijd aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit Privacybeleid en Cookiebeleid legt uit hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen, en informeert u over uw rechten onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG") en de Belgische wet (Wet van 30 juli 2018).

1. Over Buildhive

Buildhive treedt op als verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Wij staan onder toezicht van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Voor alle vragen over uw gegevens kunt u ons bereiken via:

📧 info@buildhive.be

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

2.1 Direct Marketing

We kunnen uw persoonsgegevens verwerken om u informatie te sturen over onze diensten en updates.

Persoonsgegevens:

Rechtsgrondslag:

Bewaartermijn:

Tot 3 jaar na het laatste zinvolle contact, verlengbaar met uw toestemming.

2.2 Klantenbeheer

We verwerken gegevens om onze relatie met klanten te beheren en onze diensten te leveren.

Persoonsgegevens:

Bronnen:

Inclusief openbare databanken zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen en sociale netwerken zoals LinkedIn.

Rechtsgrondslag:

Bewaartermijn:

10 jaar na het einde van de contractuele relatie, tenzij een langere bewaring wettelijk vereist is.

2.3 Wettelijke Verplichtingen

We verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, inclusief boekhoudkundige en fiscale vereisten.

Persoonsgegevens:

Rechtsgrondslag:

Wettelijke verplichting.

Bewaartermijn:

Zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.

2.4 Statistische Doeleinden

We kunnen gegevens verwerken voor statistische analyse. Specifieke privacyverklaringen zijn van toepassing op elke afzonderlijke activiteit.

2.5 Interacties via e-maillinks

Wanneer u een offerte of bericht ontvangt van Buildhive, kan de e-mail een unieke link bevatten om die informatie rechtstreeks te openen. Als u op de link klikt, kunnen we die actie registreren om de verzender te helpen de status van het verzoek te volgen (bv. bekeken of niet).

2.6 Google-gebruikersgegevens (Gmail-integratie)

Wanneer u uw Google-account verbindt met Buildhive, vragen we toegang tot uw Gmail-gegevens via de Google API-services. Deze toegang wordt uitsluitend gebruikt om de functies te bieden die u expliciet aanvraagt binnen Buildhive (bv. het versturen van offertes of berichten rechtstreeks vanuit uw Gmail-adres). Het gebruik en de overdracht door Buildhive van informatie ontvangen van Google API's naar andere applicaties voldoet aan het Gebruiksdatabeleid van Google API-services, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik.

Toegankelijke gegevens:

Hoe we ze gebruiken:

Opslag:

We slaan de inhoud van uw e-mails niet op onze servers op, tenzij strikt noodzakelijk om de gevraagde actie uit te voeren. Geen e-mailinhoud wordt bewaard nadat de actie is uitgevoerd.

Delen:

Google-gebruikersgegevens worden nooit verkocht, verhuurd of gedeeld met derden. Ze worden nooit gebruikt voor advertenties, profilering of enig ander doel dan de specifieke Buildhive-functies die u kiest te gebruiken.

Ons gebruik van informatie ontvangen van Google API's voldoet aan het Gebruiksdatabeleid van Google API-services, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy).

2.7 Microsoft-gebruikersgegevens (Outlook / Microsoft 365-integratie)

Wanneer u een Microsoft-account verbindt met Buildhive (persoonlijk, werk- of schoolaccount, voor zover uw organisatie dit toelaat), benaderen we uw mailbox via Microsoft-API's (zoals Microsoft Graph) uitsluitend om functies te leveren die u expliciet inschakelt—bijvoorbeeld het versturen van projectgerelateerde berichten vanaf uw Microsoft-e-mailadres of synchronisatie wanneer u dat vraagt. We gebruiken deze toegang niet voor andere doeleinden.

Toegankelijke gegevens:

Hoe we ze gebruiken:

Opslag:

We bewaren de inhoud van uw e-mails niet op onze servers, behalve voor zover strikt nodig is om de gevraagde actie uit te voeren. Geen e-mailinhoud blijft bewaard na de actie, behalve wanneer u inhoud bewust in het product opslaat (bijv. bijlagen of documenten die u in uw projectomgeving bewaart).

Delen:

Gegevens verkregen via Microsoft worden nooit verkocht, verhuurd of gedeeld met derden voor hun eigen reclame of profilering. Ze worden alleen gebruikt voor de Buildhive-functies die u kiest. Waar Microsoft gegevens als subverwerker verwerkt, gelden de toepasselijke overeenkomsten en privacyverplichtingen van Microsoft voor die diensten.

Beheerders van uw organisatie kunnen toegang van derden tot Microsoft 365-gegevens beperken of intrekken; wordt die toegang ingetrokken, werken de bijbehorende Buildhive-functies niet meer tot u opnieuw verbindt of een andere integratie gebruikt.

2.8 Aangepaste IMAP- en SMTP-integratie (eigen mailserver)

In plaats van Google of Microsoft kunt u Buildhive laten verbinden met uw eigen e-mailinfrastructuur door IMAP-instellingen (voor ontvangst en synchronisatie) en, indien van toepassing, SMTP-instellingen (voor verzending) op te geven. U bepaalt hostnaam, poorten, versleuteling en inloggegevens. Buildhive gebruikt deze configuratie enkel om de door u ingestelde mailboxverbinding te laten werken en om handelingen uit te voeren die u expliciet start.

Betrokken gegevens:

Hoe we ze gebruiken:

Opslag:

Inloggegevens en serverinstellingen worden bewaard met sterke versleuteling en gangbare beveiligingsmaatregelen. Ze worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan het laten werken van uw integratie. E-mailinhoud wordt op onze servers niet langer bewaard dan strikt nodig voor elke gevraagde actie, tenzij u materiaal bewust in het product bewaart als onderdeel van uw workflow.

Delen:

We verkopen, verhuren of geven uw IMAP/SMTP-inloggegevens of mailboxinhoud niet aan derden voor marketing. Toegang is beperkt tot wat nodig is om de dienst te leveren en kan technische subverwerkers (bv. hosting) omvatten die contractueel gebonden zijn om uw gegevens te beschermen.

U bent zelf verantwoordelijk voor het recht om de mailbox die u configureert te koppelen en voor eventuele verplichtingen jegens uw provider of werkgever. U kunt de integratie op elk moment in Buildhive verwijderen; wij verwijderen of ongeldig maken opgeslagen inloggegevens volgens onze bewaartermijnen.

3. Cookiebeleid

We gebruiken cookies om uw surfervaring te verbeteren, websiteverkeer te analyseren en u relevante inhoud en advertenties te tonen.

Soorten cookies:

Cookies beheren:

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via uw browserinstellingen of via onze Cookietoestemmingstool op onze website.

4. Delen van uw persoonsgegevens

We kunnen uw gegevens delen met:

Internationale doorgiften:

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER):

We zorgen ervoor dat er passende waarborgen zijn voor internationale doorgiften.

5. Uw rechten onder de AVG

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Om uw rechten uit te oefenen:

Neem contact op via info@buildhive.be. Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij een identiteitsbewijs vragen.

6. Gegevensbeveiliging

We nemen technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging.

Geen enkel systeem is echter volledig veilig. U bent ook verantwoordelijk voor de beveiliging van uw persoonlijke accountgegevens, inclusief het gebruik van sterke wachtwoorden.

7. Datalekken

In het onwaarschijnlijke geval van een datalek dat uw persoonsgegevens treft en een significant risico veroorzaakt, zullen we de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokken personen informeren in overeenstemming met de vereisten van de AVG.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

We gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering die juridische gevolgen heeft of u aanzienlijk treft.

9. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit Privacybeleid en Cookiebeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wijzigingen worden op onze website gepubliceerd met een nieuwe ingangsdatum. We raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.

Contacteer ons

Voor vragen, opmerkingen of om uw rechten uit te oefenen, neem contact op met:

📧 info@buildhive.be